关于做好本科教学工作审核评估材料的通知

评建办函【2017】6号

    各二级学院、职能处室：

      本科教学工作审核评估的基础是学校的自评自建，而本科教学工作审核评估的重要依据是各种佐证材料（包括教学档案、支撑材料和专家评估案头材料），现就各类材料的建设工作通知如下：

   一、教学档案材料建设

   教学档案是学校在日常教学管理、教学运行中形成的材料。

   教务处、实践教学管理中心、评鉴中心等教学管理部门和各二级学院依据学校2017年5月下发的《金沙集团wwW3354CC教学档案管理实施细则》（白云学院教【2017】35号）要求，做好本部门的教学档案梳理，依据当时的相关管理规定进行整理、归档，编好目录。并于2017年9月30日前将本部门的教学档案归档资料清单纸质版（有学院领导审批）交评建办公室备查，电子版发送1119411540@qq.com。

   学校将于2017年10-11月组织相关人员针对各教学部门及二级学院教学档案整理、归档情况进行检查。

   二、支撑材料建设

   支撑材料是为《自评报告》提供支撑作用的材料，目的是为自身所说、所做的提供证明，带有评估的“时效性”。

   依据本科教学工作审核评估项目、要素和要点，以及《广东省普通高等学校本科教学工作审核评估引导性问题》（粤教高函【2015】10号 ）、《金沙集团wwW3354CC关于调整审核评估评建办公室成员及组建专项工作小组的通知》（白云学院教【2017】34号），支撑材料采集工作任务分工如下：   

   三、专家评估案头材料建设

   专家评估案头材料是为方便专家进校考察工作而做的引导性材料。它主要分两类：一类是学校各类职能部门、教学机构和实训基地等的目录及所在位置；一类是学校教学活动安排和人员目录。依据白云学院教【2017】34号文件，具体任务分工如下：

   四、审核评估材料归档建设原则及要求

  （一）各类材料建设原则

   1、质量原则。审核评估材料的质量主要体现在原始性、真实性，要做到完备齐全，查找方便快捷。文字（如综述、评价等）材料撰写做到表述准确，内容求实，思路清晰，结构合理，言简意赅。

   2、评建结合原则。缘于我们本次材料建设工作关系到学校本科教学工作审核评估的筹备，因此在档案建设的过程中，既需要对现有材料进行整理归档，还需要做好历史材料的建设和完善。

   3、统一性原则。各职能处室、二级学院在开展档案资料整理的过程中，必须做到“统一目录、统一归档格式、统一数据源头”，确保学院（部）内部归档材料的一致性，同时确保与其他职能处室填报数据的一致性。

   4、主动性原则。各职能处室、二级学院在参照学校编制的《教学档案管理实施细则》和审核评估要点时，还需依据本部门特点与工作实际，充分发挥主动行和创造性，加强特色意识，大力挖掘本单位的亮点，形成部门特色资料库。

   (二）材料建设时间范围

   1、教学档案建设预定保存年限为“永久”和“长期”的资料，需从教学部门成立之日起建设、整理、归档。预定保存年限为“三学年”的资料，需从2014年9月1日开始建设、整理、归档。

   2、支撑材料建设时间范围原则上是2014年9月至2018年2月28日，但是对于能够反映学校办学传统、特色的材料或者其他反映“完整过程”的前期原始材料则不受时间限制。支撑材料分两期进行，2017年9月30日前进行第一批资料的归档，2017年11月30日前完成第二批资料进行归档。

   3、专家案头材料建设时间范围：机构名册、教师名册、学生名册、课表、作息时间表等信息为时点数即审核评估当月的时间，而毕业设计（论文）汇总清单为2017届，试卷清单为2016-2017学年和2017-2018学年第一学期。

  （三）材料建设的格式要求

   1、各类原始材料（如管理文件、制度，会议记录、纪要，历年工作安排、总结等）一般应采用原件，以体现材料的真实性，纸张大小不必完全统一。

   2、新建文字材料如采用WORD文档格式，标题：小二号黑体加粗居中，一级标题:小四号黑体加粗；二级标题：小四号宋体加粗；三级标题：小四号宋体；正文小四号宋体，行距为24磅，上下页边距为2.5cm，左右为3.0cm；采用A4纸双面打印。内含EXCEL表格，则表格内文字五号宋体，表格内文字行距20磅。

   3、凡正式文件、材料必须落款并加盖公章，需落款的材料应署成文单位全称，同时打印成文日期。文件、资料中如有附件，应在正文后标识“附件”，并标明附件名称。

   4、上级文件、学校文件、部门文件通知类材料：尽量采用原件，如只有孤本原件的，可采用复印件。

   5.表格统计类材料，需有原始材料佐证。对于数量较多不便统一分装的档案材料应编制目录、并标明保存地点（如试卷、论文等）和保管人。

   6.照片等声像材料装袋、分类保存，在照片、声像材料的袋面应注明时间、地点、人物、内容及摄影者等，说明文字简明扼要，一般不超过50个字。

   7．各类证书、获奖作品、专著、高层次论文、科技作品等复印件或实物材料由所有者单位收集后妥善保管。所有声像、证书、实物材料要列出清单。获奖证书、奖状、聘书、办学合同和协议等复印件建档，奖牌、奖杯等实物可以照片方式建档，并作扼要文字说明。

   8.各职能处室和二级学院在审核评估材料建设中，所有材料要求分类准确，计算机编目并整齐存放，做到编目、标识清楚，上柜（架）整齐美观，有利于查找和利用，保证评估中专家调用材料的方便、快捷。

  （四）自评报告支撑材料建档与目录要求

   1．自评报告支撑材料多采用制度、文件、会议纪要、活动总结、情况通报、数据统计等精炼性材料。如支撑材料过程性资料较多，要求进行提炼，而过程性资料作为支撑材料的佐证依据；过程性资料产生部门还需按照审核要素与要点的顺序编号建档，装入文件盒（或电子存储文件库）。如采用文件盒形式，文件盒侧面应有标签，标明内装材料所属的主要要素，如“2.2.1数量与结构”。当同一个审核要素的材料较多，需要分盒陈列时，在同一个审核要素内进行编号，例如“2.2.1数量与结构（1）、（2）、（3）”等。每个文件盒内必须有材料目录，列出本盒（或电子文件夹）内所包含的材料清单。四级目录按2.2.1-01、2.2.1-02的顺序排列。目录格式为：一级目录：2号黑体；二级目录：小2号黑体；三级目录：3号仿宋，加粗；四级目录：3号仿宋。

   2.自评报告支撑材料需要按照审核项目，进行电子化归档(PDF格式)，归档材料以审核要素命名后，发送到评建办公室邮箱864555362@qq.com;后打印。

   3．各单位可根据情况建支撑材料总目录等，以备查时方便调取材料。

   4．各单位汇总陈列的材料，必须指定专人负责妥善保管。同时，要求材料保管人必须十分熟悉材料的陈列位置、材料的内容，对专家组需要调阅的材料，能够快速查找到相应的资料。

   附件(请登录学校OA下载)：

      1.金沙集团wwW3354CC教学档案管理实施细则

      2.本科教学工作审核评估要点及引导性问题一览表

      3.金沙集团wwW3354CC审核评估支撑材料采集分工一览表

      4.教学管理部门教学档案归档资料情况（模板）

      5.金沙集团wwW3354CC本科教学工作审核评估支撑材料目录(模板)

      6.金沙集团wwW3354CC本科教学工作审核评估材料盒标签(模板)

评建办公室

2017年6月22日